Hoppa till innehållet
Timply
enStarta gratis

Branscher

Schema och tidrapportering för restaurang och café

Delade skift, personal som byter pass i sista minuten och OB varje kväll. Timply lägger schemat, registrerar den tid som faktiskt jobbades och gör om den till ett löneunderlag som stämmer.

Storlek
5 till 60 anställda per enhet, ofta med hög andel deltid och timanställda
Skiftmönster
Delade skift kring lunch och kväll, toppar på helger, sena utstämplingar när sista gästen sitter kvar
Det som räknas i lönen
OB på kvällar och helger, mertid för deltidsanställda, och övertid när stängningen drar över

Förutsättningar

  • Öppettiderna sträcker sig över kvällar och helger.

  • Skiften är ofta delade, med en topp kring lunch och en kring kvällen.

  • Andelen deltid och timanställning är hög, och sysselsättningsgraden varierar mellan anställda.

  • Sista gästen bestämmer när utstämplingen sker.

  • Personal byter pass med varandra under veckan.

Så används Timply i branschen

  • Publicera veckan till mobilen

    Lägg de delade skiften, fördela personalen och publicera. Alla ser sitt pass i appen samma sekund, och en ändring du gör på onsdagen är framme hos den den berör direkt.

  • Stämplingen sker vid stängning

    Personalen stämplar in och ut i appen eller på en delad terminal vid ingången. När stängningen drar över är det den stämplade tiden som går vidare till lönen.

  • OB från 18:00 på vardagar, tidigare på helger

    Standarduppsättningen följer svensk praxis, med OB vardagskväll från 18:00, lördag från 14:00 och söndag från 12:00. Om ert avtal har andra tider ändrar du dem, och Timply fördelar varje stämplad timme på rätt kategori.

  • Mertid och övertid hålls åtskilda

    För deltidsanställda skiljer Timply mertid från övertid utifrån den avtalade tiden per vecka, som sätts på varje anställd för sig.

  • Tiden blir en lönefil

    Vid periodens slut blir tiden en PAXml-fil där varje timme redan ligger på rätt kod. Ingen behöver summera lördagens OB för hand.

Kvällen som drar över

Ett pass som var schemalagt till 22:00 och slutade 22:35 ger 35 minuter som ska redovisas någonstans. Vilken kod de hamnar på beror på klockslaget och på den anställdes sysselsättningsgrad.

Timply avgör det vid stämplingen. Den stämplade tiden är den som gäller, OB-fönstren fördelar timmarna automatiskt, och den avtalade tiden per vecka avgör om resten är mertid eller övertid.

Sysselsättningsgraden avgör koden

I restaurangbranschen är en stor del av personalen deltidsanställd, och sysselsättningsgraden skiljer sig person för person. Därför fungerar det inte med en gemensam gräns för när övertid börjar.

Timply räknar per anställd. Mertid är timmar utöver den avtalade arbetstiden men inom heltidsmåttet, och redovisas som MER. Övertid är timmar över det och redovisas som ÖT1 eller ÖK1, beroende på om medarbetaren valde betalning eller komp. De hamnar i olika kolumner i rapporten och på olika koder i lönefilen.

Schemat som faktiskt gäller

Ett utskrivet schema i personalrummet är sant den dagen det sätts upp. Timply publicerar schemat till mobilen, så en ändring på onsdagen syns direkt hos alla den berör. Personalen ser också vilka kollegor som är bokade på samma pass, vilket gör det lättare att lösa ett byte sinsemellan.

Schemat går fortfarande att skriva ut om ni vill ha det på väggen också.

Räkna på ert OB först

OB-kalkylatorn räknar ut ett OB-tillägg för vardagskväll, lördag och söndag utifrån de tider du anger. Det är samma uträkning Timply gör på varje stämpling, så den är ett bra sätt att kontrollera att du har förstått ert avtal innan du sätter upp kategorierna.

Så förs personalliggaren

Restaurang omfattas av kravet på elektronisk personalliggare i skatteförfarandelagen 39 kap. Liggaren ska finnas i lokalen och kunna visas vid ett oanmält kontrollbesök.

Personalen stämplar in en gång, och samma post används både till liggaren och till lönen. Passet registreras alltså bara en gång, så liggaren och lönekörningen kan inte visa olika saker. Vid ett kontrollbesök öppnar du liggaren för lokalen och visar vilka som är inne och passen bakåt i tiden.

Mer om hur det fungerar finns på sidan om elektronisk personalliggare.

Vanliga frågor

Klarar Timply delade skift?

Ja. Du lägger två pass samma dag för samma person, och båda jämförs mot faktisk stämpling var för sig.

Hur hanteras sena utstämplingar vid stängning?

Den stämplade tiden gäller, och skillnaden mot schemat räknas fram som en avvikelse. Minuter som ligger inom ett OB-fönster fördelas dit automatiskt. Om de räknas som övertid avgörs av den avtalade tiden och av vad medarbetaren väljer.

Kan personalen byta pass med varandra?

I Pro kan en medarbetare lämna över ett pass till en namngiven kollega. Öppna pass som vem som helst kan ta finns inte.

Ersätter Timply vår personalliggare?

Ja. Restaurang omfattas av skatteförfarandelagen 39 kap., och en stämpling räcker till både liggaren och lönen. Vid ett oanmält kontrollbesök öppnar du liggaren för lokalen och visar den på skärmen.

Fungerar det för timanställda med olika sysselsättningsgrad?

Ja. Heltidsmåttet avgör gränsen mellan mertid och övertid, så en person på 40 procent och en på 80 procent behandlas rätt var för sig.

Behöver personalen egen telefon?

Nej. Stämpelklockan fungerar i webbläsaren, så en delad terminal i köket eller vid personalingången räcker.

Räkna själv

Prova Timply med din egen personal

Du sätter upp det själv, med ditt riktiga schema och din riktiga personal. Vill du hellre att någon går igenom det med dig bokar du en demo.

Starta gratisBoka demo
Provperiod
14 dagar
Kreditkort
Krävs inte
Återbetalning
Inom 30 dagar efter köp