Hoppa till innehållet
Timply
enStarta gratis

Branscher

Schema och tidrapportering för restaurang och café

Delade skift, personal som byter pass i sista minuten och OB varje kväll. Timply lägger schemat, fångar den faktiska tiden och gör om den till ett löneunderlag som stämmer.

Storlek
5 till 60 anställda per enhet, ofta med hög andel deltid och timanställda
Skiftmönster
Delade skift kring lunch och kväll, toppar på helger, sena utstämplingar när sista gästen sitter kvar
Det som räknas i lönen
OB på kvällar och helger, mertid för deltidsanställda, och övertid när stängningen drar över

Förutsättningar

  • Öppettiderna sträcker sig över kvällar och helger.

  • Skiften är ofta delade, med en topp kring lunch och en kring kvällen.

  • Andelen deltid och timanställning är hög, och sysselsättningsgraden varierar mellan anställda.

  • Utstämplingen styrs av när sista gästen går, inte av schemat.

  • Personal byter pass med varandra under veckan.

Så används Timply i branschen

  • Publicera veckan i stället för att skriva ut den

    Lägg de delade skiften, fördela personalen och publicera. Alla ser sitt pass i mobilen samma sekund, och ändrar du på onsdagen ser personalen det direkt i stället för att läsa ett gammalt anslag.

  • Stämpling vid stängning, inte en lapp

    Personalen stämplar in och ut i appen eller på en delad terminal vid ingången. Drar stängningen över registreras den faktiska tiden, inte den planerade.

  • OB från 18:00 på vardagar, tidigare på helger

    Standarduppsättningen följer svensk praxis med OB vardagskväll från 18:00, OB lördag från 14:00 och OB söndag från 12:00. Har ert avtal andra tider ändrar du dem, och Timply fördelar varje stämplad timme på rätt kategori.

  • Mertid och övertid hålls åtskilda

    För deltidsanställda skiljer Timply mertid från övertid utifrån heltidsmåttet. Gränsen går vid heltidsmåttet, som sätts per anställd.

  • Tiden blir en lönefil

    Vid periodens slut blir tiden en PAXml-fil där varje timme redan ligger på rätt kod. Ingen sitter och summerar OB lördag för hand.

Kvällen som drar över

Utstämplingen styrs av när sista gästen går, inte av schemat.

Ett pass som var schemalagt till 22:00 och slutade 22:35 ger 35 minuter som ska bokföras. Vilken kod de hamnar på beror på klockslaget och på den anställdes sysselsättningsgrad.

Timply avgör det vid stämplingen. Den faktiska tiden registreras, OB-fönstren fördelar timmarna automatiskt, och heltidsmåttet avgör om resten är mertid eller övertid.

Sysselsättningsgraden avgör koden

I restaurangbranschen är en stor del av personalen deltidsanställd, och sysselsättningsgraden skiljer sig person för person. Det gör att en gemensam gräns för när övertid börjar inte fungerar.

Timply räknar per anställd. Mertid är timmar upp till heltidsmåttet och bokförs som MER. Övertid är timmar över det och bokförs som ÖT1 eller ÖK1, beroende på om medarbetaren valde betalning eller komp. De hamnar i olika kolumner i rapporten och på olika koder i lönefilen.

Schemat som faktiskt gäller

Ett utskrivet schema i personalrummet är sant den dagen det sätts upp. Timply publicerar schemat till mobilen, så en ändring på onsdagen syns direkt hos alla den berör. Personalen ser också vilka kollegor som är bokade på samma pass, vilket i praktiken är den funktion personal frågar efter mest.

Behöver du fortfarande ett anslag går schemat att skriva ut.

Räkna på ert OB först

OB-kalkylatorn räknar ut ett OB-tillägg för vardagskväll, lördag och söndag utifrån de tider du anger. Det är samma uträkning Timply gör på varje stämpling, så den är ett bra sätt att kontrollera att du har förstått ert avtal innan du sätter upp kategorierna.

Så förs personalliggaren

Restaurang omfattas av kravet på elektronisk personalliggare i skatteförfarandelagen 39 kap. Liggaren ska finnas i lokalen och kunna visas vid ett oanmält kontrollbesök.

Personalen stämplar in en gång, och samma post används både till liggaren och till lönen. Passet förs alltså inte in en gång för Skatteverket och en gång för lönekörningen, och då kan de två inte heller skilja sig åt. Vid ett kontrollbesök öppnar du liggaren för lokalen och visar vilka som är inne och passen bakåt i tiden.

Mer om hur det fungerar finns på sidan om elektronisk personalliggare.

Vanliga frågor

Klarar Timply delade skift?

Ja. Du lägger två skift samma dag för samma person, och båda jämförs mot faktisk stämpling var för sig.

Hur hanteras sena utstämplingar vid stängning?

Den faktiska tiden registreras, och differensen mot schemat räknas fram. Föll tiden inom ett OB-fönster fördelas den dit automatiskt. Om den räknas som övertid avgörs av heltidsmåttet och av vad medarbetaren väljer.

Kan personalen byta pass med varandra?

I Pro kan en medarbetare lämna över ett skift till en namngiven kollega. Öppna skift som vem som helst kan ta finns inte.

Ersätter Timply vår personalliggare?

Ja. Restaurang omfattas av skatteförfarandelagen 39 kap., och en stämpling räcker till både liggaren och lönen. Vid ett oanmält kontrollbesök öppnar du liggaren för lokalen och visar den på skärmen.

Fungerar det för timanställda med olika sysselsättningsgrad?

Ja. Heltidsmåttet avgör gränsen mellan mertid och övertid, så en person på 40 procent och en på 80 procent behandlas rätt var för sig.

Behöver personalen egen telefon?

Nej. Stämpelklockan fungerar i webbläsaren, så en delad terminal i köket eller vid personalingången räcker.

Räkna själv

Prova Timply med din egen personal

Du kommer igång på egen hand, med ditt riktiga schema och din riktiga personal. Vill du hellre bli visad runt först bokar du en demo.

Starta gratisBoka demo
Provperiod
14 dagar
Kreditkort
Krävs inte
Återbetalning
Inom 30 dagar efter köp