Hoppa till innehållet
Timply
enStarta gratis

Branscher

Schemaläggning, bemanning och tidrapportering för vård och omsorg

Nattpass, långa scheman och personal som inte får underbemanna ett boende. Timply håller schemat, den faktiska tiden och semesterbalansen på ett ställe.

Storlek
20 till 200 anställda per enhet, med fast personal, timvikarier och sommarvikarier
Skiftmönster
Dag, kväll och natt i rullande scheman lagda veckor eller månader i förväg, med bemanningskrav som inte får understigas
Det som räknas i lönen
OB på kvällar, nätter och helger, semester som ska planeras i förväg, och övertid vid frånvaro

Förutsättningar

  • Verksamheten är bemannad dygnet runt, alla veckans dagar.

  • Schemat läggs långt i förväg och ändras när någon blir sjuk.

  • En stor del av arbetstiden ligger inom OB.

  • Bemanningskraven är reglerade, så ett pass kan inte lämnas obemannat.

  • Semester planeras för hela året snarare än vecka för vecka.

Så används Timply i branschen

  • Rullande scheman som personalen ser i mobilen

    Lägg dag-, kväll- och nattpass, fördela personalen och publicera. Godkänd ledighet syns redan när du planerar, så du bokar inte in någon som är ledig. Personalen kan prenumerera på sitt schema i telefonens kalender.

  • Semesterbalansen utanför kalkylbladet

    Semesterrätt, betalda dagar, sparade dagar från tidigare år och manuella justeringar hålls per anställd och semesterår. Semesteråret sätter du själv, april enligt semesterlagen eller januari om ni följer kalenderår.

  • Sjukanmälan som når schemaläggaren direkt

    Medarbetaren anmäler i appen, beslutet loggas med vem och när, och frånvaron syns i schemavyn. Elva frånvaroorsaker med egen lönekod var, inklusive VAB och föräldraledighet.

  • OB på tre nivåer, uträknat vid stämplingen

    Sätt upp era OB-fönster för kväll, natt och helg med egna klockslag och egna PAXml-koder. Timply fördelar varje stämplad timme på rätt kategori, och varje kategori får en egen kolumn i rapporten.

  • Vikarier med i rätt period

    Löneunderlaget exporteras per period och urval av anställda, så en vikarie som arbetade två pass kommer med i samma körning som den fasta personalen.

Två saker gör vård och omsorg svårare

Det första är att bemanningen inte får understigas. En restaurang som är underbemannad en kväll får en dålig kväll. Ett boende som är underbemannat har ett annat problem, och det gör att schemaläggningen inte är en planeringsuppgift utan en riskhantering.

Det andra är att planeringshorisonten är lång. Semester planeras ett halvår i förväg, vilket kräver att semesterbalansen är känd och rätt när planeringen sker, inte när lönen körs.

Semesterbalansen ur kalkylbladet

I många verksamheter ligger semestersaldona i ett kalkylblad som en person underhåller. Det fungerar ända till den personen är sjuk eller byter jobb.

Timply håller fyra tal per anställd och semesterår: semesterrätt, betalda dagar, sparade dagar från tidigare år och en manuell justering. Semesterlagen § 4 sätter golvet till 25 dagar och det är standarden. Sparade dagar följer semesterlagen § 18 till § 20 och förs in per år.

Semesteråret sätter du själv. Semesterlagens år löper 1 april till 31 mars och är Timplys standard, men många verksamheter har lagt om till kalenderår och väljer januari.

OB på flera nivåer

Vård och omsorg har OB på kväll, natt och helg, ofta på olika nivåer med olika ersättning. Timply låter dig sätta upp en kategori per nivå med egna klockslag, egna veckodagar och en egen PAXml-kod, upp till tio kategorier.

Ett nattpass som går över midnatt fördelas automatiskt över de kategorier det berör. Varje kategori får sedan en egen kolumn i Excel-rapporten, så en löneadministratör kan stämma av natt-OB för sig.

Vikarier i rätt period

Löneunderlaget exporteras per period och per urval av anställda. En timvikarie som arbetade två pass kommer med i samma körning som den fasta personalen, med sina timmar på rätt koder.

Dygnsvila och veckovila

Arbetstidslagen kräver elva timmars sammanhängande dygnsvila och trettiosex timmars veckovila. På ett schema med nattpass och kvällspass är det den regel som är lättast att bryta av misstag.

Timply håller kvar faktiska klockslag per pass och per person, vilket är vad uppföljningen görs mot. Bedömningen mot lagen och mot ert avtal gör du och era chefer.

Räkna på semesterdagarna först

Semesterkalkylatorn räknar fram intjänade och sparade semesterdagar utifrån semesterlagens regler. Den är ett sätt att kontrollera hur ert semesterår faller ut innan ni börjar föra in saldon i Timply.

Vanliga frågor

Varnar Timply om ett schema bryter mot dygnsvila?

Nej, det finns ingen automatisk varning. Schemat visar hur passen ligger per person och vecka och tidrapporten vad som faktiskt arbetades, med klockslag per pass, så vilan mellan två pass går att läsa av i underlaget.

Klarar Timply nattpass över midnatt?

Ja. Ett pass som går över midnatt delas upp på de OB-kategorier det berör utifrån de klockslag du har satt, så natt-OB fördelas rätt utan att någon räknar om något.

Vilken plan behöver vi?

Pro, av två skäl. Semesterhantering och löneexport i PAXml ingår inte i Core, och Core rymmer bara 20 användare.

Hur får vi in befintliga semestersaldon?

Genom justeringsfältet per anställd och semesterår. Det är gjort för införda saldon, utbetalningar och förskottssemester, och det kan vara negativt. Det är det arbete som tar tid vid ett införande.

Kan personal anmäla sig till lediga pass vid sjukfrånvaro?

Nej. Timply har skiftöverföring mellan två namngivna personer, men inga öppna skift som vem som helst kan ta. Vid en akut vakans ringer schemaläggaren fortfarande.

Räknar Timply ut semesterlönen?

Nej. Timply räknar semesterdagar och levererar uttaget som SEM i löneunderlaget. Semesterlön enligt sammalöneregeln eller procentregeln beräknas i lönesystemet.

Hanteras deltidssjukskrivning?

Ja. Varje frånvaroansökan har en omfattning i procent och timmar per dag, så 50 procent sjukskrivning följer med korrekt till lönefilen.

Räkna själv

Prova Timply med din egen personal

Du kommer igång på egen hand, med ditt riktiga schema och din riktiga personal. Vill du hellre bli visad runt först bokar du en demo.

Starta gratisBoka demo
Provperiod
14 dagar
Kreditkort
Krävs inte
Återbetalning
Inom 30 dagar efter köp