Elektronisk personalliggare enligt Skatteverkets krav

En registrering räcker

En personalliggare och en tidrapport innehåller nästan samma uppgifter. Vem som var på plats, när passet började och när det slutade. Det som skiljer dem är vad de används till: den ena går till lönen, den andra ska kunna visas för en inspektör som står i lokalen.

Förs de var för sig registreras varje pass två gånger, och då börjar de två glida ifrån varandra. I Timply räcker det med en registrering. Medarbetaren stämplar in i appen eller på en terminal, och den posten används sedan till båda.

Så gör du vid ett kontrollbesök

Kontrollbesöket är oanmält. Skatteverket kommer in, ber om liggaren och läser den på plats.

Du loggar in och öppnar liggaren för lokalen. Där ser du vilka som är instämplade just nu, och passen bakåt i tiden med namn, identitetsuppgift och klockslag. Har någon glömt att stämpla ut ligger passet kvar som öppet, och det syns även för inspektören. Det är värt att titta igenom innan, och rättelsen görs i efterhand.

Liggaren öppnas av en inloggad administratör. Lagen förutsätter att någon på plats kan ta fram den, så se till att den som är ansvarig i lokalen har ett konto och kan logga in.

Personnummer hanteras som personnummer

Lagen kräver en identitetsuppgift per person, och för svenska anställda är det personnummer. Uppgiften är känslig och behandlas som en sådan.

Personnummer krypteras med AES-256-GCM före lagring och läses ut bara där liggaren kräver det. En administratör som själv saknar identitetsuppgift kan inte ändra eller ta bort en post i liggaren, eftersom rapporteringen kräver både namn och identitetsuppgift på den som utförde ändringen.

Ändringar och borttagningar skrivs till ett register som inte kan ändras eller raderas, och som finns kvar även om posten det gäller tas bort.

Bygg har ett eget regelverk och en egen fil

Byggverksamhet omfattas av samma lag men rapporteras på sitt eget sätt. Liggaren för en byggarbetsplats lämnas till Skatteverket som en XML-fil i deras format, och Timply skriver den filen. Den valideras mot Skatteverkets eget schema innan du laddar ner den, så det som kommer ut är antingen giltigt eller inte alls.

Arbetsplatsen behöver sitt byggarbetsplats-ID, det som ser ut som PL1504AA00016 och som byggherren får när arbetsplatsen anmäls. Saknar någon i perioden identitetsnummer går exporten inte att köra, och Timply säger vilka det gäller i stället för att lämna ifrån sig en fil med hål i. Pass som fortfarande är öppna följer med och stoppar ingenting.

För de fem andra branscherna kräver lagen ingen filrapportering. Där räcker liggaren på skärmen, och exporten är i stället en CSV som öppnas i Excel.

Timply stöder däremot inte ID06, som används för legitimation och närvaro på större byggarbetsplatser. Arbetar ni mot beställare som kräver ID06 behöver ni det systemet vid sidan av Timply.

Vad Timply gör för bygg i dag står på sidan om bygg och installation.

Tre uppgifter lämnar ni själva

Vilken bransch lokalen tillhör, om undantaget för familjeverksamhet gäller, och om lokalen har blandad verksamhet där mindre än 75 procent faller inom kravet. Timply räknar inte fram något av det.

De bedömningarna hör till er och er redovisningsbyrå, och det ni intygar syns i inställningarna för lokalen.